Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Staris Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 13.3.2025. Viimeisin muutos 4.10.2026.

1. Rekisterinpitäjä

Staris Oy, 3331857-6

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

info@helsinkidancefestival.com

3. Rekisterin nimi

Helsinki Dance Festivalin asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, sidosryhmärekisteri, tuomari- ja työntekijärekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

- Henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)

- Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena (kilpailuun ilmoittautuminen)

- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (kilpailun järjestämiseen liittyvä asiakasviestintä)

- Lakisääteinen velvoite (kirjanpito ja laskutus)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tanssikilpailujen järjestäminen, osallistujien ja tuomareiden hallinnointi, viestintä, laskutus, markkinointi ja uutiskirjeiden lähettäminen. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

- Yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköposti, osoite)

- Osallistujan syntymävuosi tai -aika

- Tapahtumaan osallistumisen edellyttämät tiedot ja tiedot tilatuista palveluista (esitystiedot, musiikkitiedot, mahdolliset laskutustiedot, edustettu taustayhteisö)

- Mahdolliseen uutiskirjetilaukseen liittyvät tiedot

- Työhakemuksiin ja vapaaehtoishakemuksiin liittyvät tiedot

Tanssikilpailuun ja muuhun toimintaan liittyviä henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

- Osallistujatiedot: 2 vuotta kilpailun päättymisestä

- Tuomareiden ja työntekijöiden tiedot: 5 vuotta työsuhteen tai tehtävän päättymisestä

- Laskutustiedot: kirjanpitolain edellyttämä aika (6 vuotta)

- Uutiskirjetilauksen tiedot: tilauksen voimassaolon ajan

- Työhakemukset: 2 vuotta hakemuksen lähettämisestä

- Muita henkilötietoja säilytetään enintään 2 vuotta

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. verkkokaupan ja verkkolomakkeiden kautta lähetetyistä tiedoista, sähköpostitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Helsinki Dance Festivalin verkkokauppana ja ilmoittautumisjärjestelmänä käytetään Shopify-palvelua, jonka kautta kerätään ja käsitellään asiakkaiden yhteystietoja, kilpailuihin ilmoittautumiseen liittyviä tietoja sekä tilaus- ja maksutietoja. Kilpailujen osallistuja-, esitys- ja muita kilpailun järjestämisen kannalta tarvittavia tietoja käsitellään lisäksi Compis-palvelussa.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille lukuun ottamatta rekisterinpitäjän käyttämiä palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja tämän ohjeiden mukaisesti. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin siitä on sovittu rekisteröidyn kanssa.

Shopify toimii rekisterinpitäjän käyttämän verkkokaupan ja ilmoittautumisjärjestelmän palveluntarjoajana. Shopify käsittelee henkilötietoja Staris Oy lukuun palvelun tarjoamiseksi. Lisäksi Shopify voi käsitellä henkilötietoja itsenäisenä rekisterinpitäjänä omien palvelujensa ja toimintojensa yhteydessä.

Compis toimii kilpailujen hallinnointiin käytettävän palvelun palveluntarjoajana ja käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Markkinointiviestinnän ja uutiskirjeiden lähettämiseksi henkilötietoja voidaan siirtää Brevo-sähköpostiohjelmaan. Brevo-palvelua käytetään henkilötietojen käsittelyyn rekisterinpitäjän lukuun.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös EU tai ETA ulkopuolelle. Mahdolliset siirrot toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisia asianmukaisia suojatoimia noudattaen.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja henkilötietojen käsittelijöiden toimesta, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä tietoja.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).